Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung des Vermieters muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung mitteilen. Dies gilt sowohl für formelle als auch für materielle Einwendungen. Nach Fristablauf kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen d.h. er ist z.B. trotz einer anders lautenden mietvertraglichen Vereinbarung zur Zahlung der angesetzten Kosten verpflichtet. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn er die verspätende Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 S.5,6 BGB).
Dabei muss der Mieter seine Einwendungen grundsätzlich substantiiert d.h. konkret vortragen. Ein pauschales Bestreiten der Richtigkeit einer Abrechnung bzw. einzelner Positionen durch den Mieter ist unbeachtlich und unterbricht nicht die gesetzliche Einwendungsfrist. Bestreitet der Mieter z.B. die in die Heizkostenabrechnung eingestellten Verbrauchswerte, ist hinsichtlich der Anforderungen an sein Bestreiten zu differenzieren: Ein einfaches Bestreiten reicht nur dann aus, wenn der Mieter die Werte selber nicht ablesen und daher auch nicht mit den in der Abrechnung enthaltenen Werten abgleichen kann. Die fehlende Möglichkeit einer Ablesung durch den Mieter kann darin begründet sein, dass die Daten des Abrechnungszeitraums nicht (mehr) vorhanden sind (z.B. weil sie durch die Werte des Folgejahres überschrieben wurden), für den Mieter nicht wahrnehmbar sind (z.B. weil ein elektronisches Wärmeerfassungsgerät nicht über ein Display verfügt) oder weil der Mieter nicht weiß und auch nicht wissen muss, wie er die Werte des Abrechnungszeitraums auf dem Erfassungsgerät abzulesen hat. Kann der Mieter jedoch die Ablesewerte des Abrechnungszeitraums selber kontrollieren, darf er sich nicht auf ein einfaches Bestreiten beschränken, sondern muss konkret vortragen, welche Werte seiner Ansicht nach in die Abrechnung hätten eingestellt werden müssen. Insofern gilt nichts anderes als beim Bestreiten kalter Betriebskosten (z.B. Grundsteuer, Wasser, Müll etc.): Hier wird vom Mieter ebenfalls erwartet, dass er die in die Abrechnung eingestellten Beträge zunächst durch Einsichtnahme in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege mit den darin eingetragenen Beträgen abgleicht (so bereits LG Berlin, Urteil v. 12.11.2010, 63 S 150/10, NJW – RR 2011 S.812).
Die gesetzliche Einwendungsfrist des Mieters ist somit nur gewahrt, wenn die Einwendungen des Mieters gegen die Betriebskostenabrechnung des Vermieters so konkret gefasst sind, dass zu erkennen ist, welche Posten der Abrechnung aus welchen Gründen beanstandet werden. Wurden die Einwendungen nicht vom Mieter selbst, sondern in dessen Namen vom Mieterschutzbund erhoben und nicht hinreichend konkret gefasst, hat der Mieter die darauf beruhende Fristversäumung gleichwohl zu vertreten, da ihm das schuldhafte Verhalten des Mieterschutzbundes gemäß § 278 S. 1 BGB zuzurechnen ist (LG Berlin, Beschluss v. 11.07.2017, 67 S 129/17, GE 2017 S.1021).