Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Betriebskostenabrechnung mitteilen. Nach Fristablauf kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, d. h. er ist trotz einer anders lautenden mietvertraglichen Vereinbarung zur Zahlung der angesetzten Kosten verpflichtet; es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).
Voraussetzung für den Einwendungsausschluss ist jedoch eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung; anderenfalls kann auch keine Nachforderung des Vermieters bestehen.
Ein formeller Fehler liegt z. B. vor, wenn der Vermieter in der Abrechnung die ihm entstandenen Gesamtkosten einer Betriebskostenposition bereits um nicht umlagefähige Kostenanteile bereinigt hat (z. B. durch Vorwegabzug der auf Geschäftsräume anfallenden Kosten), ohne dies in der Abrechnung zu erläutern und die tatsächlichen Gesamtkosten des Anwesens auszuweisen (so bereits BGH, Urteil v. 14.2.2007, VIII ZR 1/06). Bei einer solchen formell unwirksamen Betriebskostenabrechnung kann der Mieter auch nach Ablauf der Einwendungsfrist Einwendungen erheben.
Mit der Vorlage einer fehlerhaften Betriebskostenabrechnung genügt der Vermieter nicht seinen Pflichten, so dass der Mieter immer eine neue Betriebskostenabrechnung fordern kann. Daraus folgt, dass Voraussetzung für den Beginn der Einwendungsfrist zu Lasten des Mieters die Vorlage einer, zumindest formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter ist, da anderenfalls der Mieter für erst später überlassene Abrechnungen rechtlos gestellt wäre (BGH, Urteil v. 8.12.2010, VIII ZR 27/10).