Bei Mietverhältnissen über Wohnraum sind nur die Kosten des Hausmeisters, nicht aber die Kosten der Hausverwaltung als Betriebskosten auf die Mieter des Anwesens umlagefähig. Zu den Kosten des Hausmeisters gehören gem. § 2 Nr. 14 BetrKV die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt (z. B. verbilligte Wohnung), soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen.
Führt der Hausmeister auch Tätigkeiten der Hausverwaltung aus, darf bei den Betriebskosten nur der Teil der Entlohnung angesetzt werden, der auf die Tätigkeit als Hausmeister entfällt. Nimmt der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung bei den Kosten des Hausmeisters lediglich einen pauschalen Abzug für nicht umlagefähige Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten vor, genügt nach der Rechtsprechung des BGH ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Dem Vermieter obliegt es in diesem Fall, die Kosten nachvollziehbar so aufzuschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können. Dagegen genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters nicht, wenn der Vermieter von vorneherein nur die Kosten in die Abrechnung eingestellt hat, die in dem von ihm mit dem Hausmeister abgeschlossenen Vertrag als jährliches Entgelt für die im Leistungsverzeichnis konkret bezeichneten (umlagefähigen) Tätigkeiten des Hausmeisters vereinbart sind. In diesem Fall obliegt dem Mieter, konkrete Einwände gegen die umgelegten Hausmeisterkosten zu erheben (BGH, Urteile v. 20.2.2008, VIII ZR 27/07, WuM 2008, 285 und 13.1.2010, VIII ZR 137/09).
Im Streitfall ist somit der Vermieter für die vom Hausmeister durchzuführenden Arbeiten darlegungspflichtig, z. B. durch Vorlage des Hausmeistervertrages bzw. einer Leistungsbeschreibung, aus der die einzelnen Tätigkeiten entnommen werden können. Dabei ist nach einem neuen Urteil des AG München grundsätzlich der tatsächliche Zeitaufwand des Hausmeisters entscheidend; die Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag ist insofern nur ein Indiz für den Umfang der nicht umlagefähigen Kosten (so BGH, Urteil v. 20.2.2008, a. a. O.). Dies gilt uneingeschränkt jedoch nur dann, wenn der Hausmeister eine Vergütung entsprechend dem tatsächlich angefallenen Zeitaufwand erhält. Soweit z. B. eine Pauschalvergütung vereinbart ist, sind die Hausmeisterkosten von vorne herein nicht direkt von dem tatsächlich angefallenen Arbeitsaufwand abhängig. In diesem Fall kommt der Leistungsbeschreibung maßgebende Bedeutung zu, da ausgehend von den Angaben im Leistungsverzeichnis der zeitliche Umfang der (nicht umlagefähigen) Verwaltungs- und Instandsetzungsarbeiten (ggf. auch vom Gericht) geschätzt werden kann (AG München, Urteil v. 24.6.2011, 412 C 32370/10, WuM 2011, 629).