Gem. § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter über die vom Mieter auf die Betriebskosten geleisteten Vorauszahlungen jährlich abrechnen. Darunter ist nicht notwendig das Kalenderjahr oder das Jahr gerechnet vom Beginn des Mietverhältnisses zu verstehen, sondern ein einmal festgelegtes und dann einzuhaltendes Geschäftsjahr.
Der Abrechnungszeitraum darf ein Jahr nicht überschreiten. Eine Betriebskostenabrechnung über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr ist grundsätzlich unwirksam.
Eine Ausnahme besteht nach einem neuen Urteil des BGH, wenn die Parteien einvernehmlich die Abrechnungsperiode ändern wollen, z. B. auf eine kalenderjährliche Abrechnung umstellen wollen. In diesem Fall darf der Abrechnungszeitraum ausnahmsweise einmalig einen längeren Zeitraum als die gesetzlich vorgeschriebenen 12 Monate umfassen.
§ 556 Abs. 4 BGB, der grundsätzlich die Vereinbarung eines längeren Abrechnungszeitraumes als 12 Monate verbietet, steht dem nicht entgegen, da der mit dieser Vorschrift verfolgte Schutzzweck in solchen Fällen ausreichend gewahrt ist. Die mit einer Verlängerung des Abrechnungszeitraumes dem Mieter entstehenden möglichen Nachteile werden durch entsprechende Vorteile hinreichend kompensiert (BGH, Urteil v. 27.7.2011, VIII ZR 316/10).