Über die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Jahresfrist abrechnen. Bei Fristüberschreitung ist der Vermieter mit Nachforderungen, die sich aus der Abrechnung ergeben haben, grundsätzlich ausgeschlossen.
Bei Vorlage einer zwar fristgemäßen, aber fehlerhaften Abrechnung durch den Vermieter ist zu prüfen, ob die Abrechnungsfrist trotzdem als gewahrt anzusehen ist oder ob die Abrechnung wie eine nicht gemachte Abrechnung behandelt werden muss. Letzteres hätte zur Folge, dass der Vermieter nach Fristablauf zwar eine korrekte Abrechnung vorlegen kann bzw. auf Verlangen des Mieters sogar vorlegen muss, mit Nachforderungen jedoch ausgeschlossen ist.
Bei Vorlage einer fehlerhaften Abrechnung ist daher zu unterscheiden: Erfüllt die Abrechnung die Anforderungen, die von der Rechtsprechung an die formelle Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung gestellt werden – diese muss für den Mieter insbesondere nachvollziehbar sein – kommt es für die Einhaltung der Abrechnungsfrist auf die inhaltliche Richtigkeit nicht an. Inhaltliche (materielle) Fehler haben keinen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung. Daher hindern solche Fehler nicht die Fälligkeit der Abrechnung und führen auch nicht zum Ausschluss von Nachforderungen.
Um solche lediglich inhaltlichen Fehler handelt es sich z. B. bei Rechenfehlern sowie nach einem neuen Urteil des BGH, wenn Betriebskostenpositionen unzulässigerweise angesetzt worden sind, weil es für diese an einer Umlagevereinbarung fehlt oder für diese Betriebskosten eine Pauschale vereinbart ist. Dabei handelt es sich lediglich um einen inhaltlichen (materiellen) Fehler, da es keine Frage der Verständlichkeit der Betriebskostenabrechnung ist, ob die in der Abrechnung dargestellten Betriebskosten überhaupt abrechenbar sind. Dies kann jeder Mieter durch Vergleich von Mietvertrag und Betriebskostenabrechnung leicht feststellen, ohne dass dies durch den Vermieter erläutert werden müsste.
Gleiches gilt, wenn in der Abrechnung die Vorauszahlungen des Mieters falsch (zu hoch oder zu niedrig) angesetzt wurden. Auch insofern handelt es sich lediglich um einen inhaltlichen Fehler (BGH, Urteil v. 18.5.2011, VIII ZR 240/10, WuM 2011, 420).