Die Jahresabrechnung über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen auf die Betriebskosten muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S.2 BGB). Nach Ablauf dieser gesetzlichen Abrechnungsfrist ist die Geltendmachung einer Nachforderung des Vermieters (z.B. wenn die Vorauszahlungen des Mieters nicht kostendeckend waren), grundsätzlich ausgeschlossen.
Beispiel: Die Abrechnung der Betriebskosten des Kalenderjahres 2015 musste dem Mieter spätestens am 31.12.2016 zugehen. Mit einer Abrechnung nach diesem Zeitpunkt kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen.
Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 S.3 BGB). Nicht zu vertreten hat der Vermieter eine verspätete Abrechnung z.B. dann, wenn die Grundsteuer von der Gemeinde rückwirkend neu festgesetzt worden ist, da dies nicht im Einflussbereich des Vermieters liegt (so z.B. LG Rostock, Urteil v. 27.02.2009, 1S200/08, ZMR 2009 S.924).
Strittig war bislang, ob der Vermieter Verspätungen, die auf dem Verhalten Dritter, z.B. der Hausverwaltung beruhen, zu vertreten hat. Dazu hat der BGH in einem neuen Urteil entschieden, dass die Hausverwaltung einer Wohnungseigentumsanlage nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters hinsichtlich der Erstellung der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung ist. Der Vermieter muss sich daher ein Verschulden der Hausverwaltung nicht zurechnen lassen und hat somit eine verspätete Abrechnung grundsätzlich nicht zu vertreten.
Anders ist die Rechtslage, wenn dem Vermieter bekannt war oder er aufgrund von früheren Erfahrungen damit rechnen musste, dass die Hausverwaltung (wieder) nicht rechtseitig abrechnet. In diesem Fall hat er die verspätete Abrechnung zu vertreten und kann gegenüber dem Mieter keine Nachforderungen mehr geltend machen, wenn er trotz Kenntnis dieser Umstände nichts zur Beseitigung der Missstände unternommen hat.
Unbeschadet dessen kann sich der Vermieter bei einer verspäteten Abrechnung nicht darauf berufen, dass ein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung noch nicht vorgelegen hätte. Eine solche Voraussetzung ist dem § 556 Abs. 3 BGB nicht zu entnehmen und wäre auch mit dem Zweck der Vorschrift, Abrechnungssicherheit für den Mieter zu gewährleisten und rasche Klarheit und Rechtssicherheit über die gegenseitigen Forderungen der Parteien zu schaffen, nicht vereinbar. Zudem würde hierdurch der Mieter einer Eigentumswohnung gegenüber dem Mieter einer sonstigen Wohnung ungerechtfertigt benachteiligt. Abweichende Vereinbarungen in Mietverträgen, wonach die Betriebskostenabrechnung erst nach dem Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung erstellt wird, sind daher unwirksam (BGH, Urteil v. 25.01.2017, VIII ZR 249/15).