Eine Abrechnung des Vermieters über die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen ist nur dann formell ordnungsgemäß, wenn sie den von der Rechtsprechung aufgestellten Mindestanforderungen genügt. Danach muss sie bei Gebäuden mit mehreren Einheiten folgende Mindestangaben enthalten: Eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.
Erfüllt eine Betriebskostenabrechnung diese Anforderungen, will der Mieter aber trotzdem Einwendungen erheben, z. B. weil er der Auffassung ist, einige Positionen wären zu hoch angesetzt, muss er diese Einwendungen dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen; es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Einwendungsausschluss, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
Der Lauf dieser Einwendungsfrist setzt jedoch den Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung voraus. Dies hat zur Folge, dass in den Fällen, in denen die Abrechnung hinsichtlich aller darin aufgeführten Kostenpositionen nicht den formellen Mindestanforderungen genügt, der Einwendungsausschluss insgesamt nicht greift. Sind dagegen nur einzelne, abtrennbare Kostenpositionen formell nicht ordnungsgemäß abgerechnet worden, greift der Einwendungsausschluss nur hinsichtlich dieser Positionen nicht, d. h. bezüglich der anderen, vom Vermieter formell ordnungsgemäß angesetzten Positionen gilt für Einwendungen des Mieters die gesetzliche Jahresfrist (BGH, Urteil v. 8.12.2010, VIII ZR 27/10, WuM 2011, 101).