Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung des Vermieters muss der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung mitteilen. Dies gilt auch für den Einwand, dass der Vermieter Betriebskosten, die nach dem Mietvertrag durch eine Teilinklusivmiete oder eine Pauschale abgegolten sein sollten, abredewidrig konkret abgerechnet hat.
Nach Fristablauf kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, d. h. er ist trotz einer anders lautenden mitvertraglichen Vereinbarung zur Zahlung der angesetzten Kosten verpflichtet; es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).
Der Mieter muss dem Vermieter daher innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt seiner Betriebskostenabrechnung mitteilen, dass einzelne in der Abrechnung enthaltene Betriebskosten mit der im Mietvertrag vereinbarten Pauschale bzw. durch eine Teilinklusivmiete abgegolten sind und somit in der Abrechnung nicht angesetzt werden dürfen.
Der Mieter, der einen zu hohen Wasserverbrauch rügt, muss zunächst substantiiert die Gründe darlegen, die gegen die Richtigkeit der Abrechnung sprechen. Die Anforderungen an den Vortrag zur fehlerhaften Verbrauchserfassung sind umso höher, je plausibler die in der Abrechnung enthaltenen Werte sind. Nach ausreichendem Vortrag dazu muss dann allerdings der Vermieter alle Ursachen des unerklärlich hohen oder stark gestiegenen Wasserverbrauchs ausschließen (BGH, Urteil v. 12.1.2011, VIII ZR 148/10, LG Cottbus, Urteil v. 26.11.2010, 5 S 5/10, GE 2011, 409).