Der Vermieter (von preisfreien Wohnraum) ist grundsätzlich nicht verpflichtet, der Betriebskostenabrechnung Fotokopien der Abrechnungsbelege (z. B. Rechnungen, Gebührenbescheide) beizufügen. Er kann den Mieter insofern auf die Einsichtnahme in die Belege verweisen.
Die Einsichtnahme hat grundsätzlich beim Vermieter bzw. dessen Beauftragten (Hausverwalter, Rechtsanwalt) zu erfolgen (so bereits BGH, Urteil v. 8.3.2006, VIII ZR 78/05, NJW 2006, 1419).
Nur aus wichtigem Grund kann der Mieter ausnahmsweise die Vorlage an einem anderen Ort verlangen (vgl. § 811 Abs. 1 S. 2 BGB). Ein wichtiger Grund liegt nach der Rechtsprechung vor, wenn die Einsichtnahme beim Vermieter dem Mieter nicht zumutbar ist, was im Einzelfall zu prüfen ist, und z. B. bei Krankheit des Mieters, persönlicher Feindschaft der Parteien oder bei großer Entfernung gegeben sein kann.
Insofern kann dem Mieter nach einem Urteil des LG Freiburg zwar ein gewisser Fahraufwand zugemutet werden, z. B. in die Nachbargemeinde, wenn der Aufwand dem in einer Großstadt vergleichbar ist. Ist dem Mieter die Belegeinsicht aber wegen zu großer Entfernung des Vermietersitzes zum Mietort unzumutbar, muss der Vermieter die Einsicht am Mietort gewährleisten. Die konkrete Örtlichkeit kann vom Vermieter frei bestimmt werden.
Der Mieter kann grundsätzlich auf die Einsichtnahme in die Originale bestehen und muss sich daher nicht auf die Übersendung von Fotokopien verweisen lassen (LG Freiburg, Urteil v. 24.3.2011, 3 S 348/10, GE 2011, 693).