Bei der Betriebskostenabrechnung gelten sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter bestimmte Fristen. Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung über die geleisteten Vorauszahlungen spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen.
Der Mieter muss Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang einer (formell ordnungsgemäßen) Abrechnung mitteilen. Dazu gehört auch der Einwand, dass der Vermieter Betriebkosten, die nach dem Mietvertrag durch eine Teilinklusivmiete oder Pauschale abgegolten sein sollten, abredewidrig in der Abrechnung angesetzt hat (so bereits BGH, Urteile v. 10.10.2007, VIII ZR 279/06, WuM 2007, 694 und v. 5.3.2008, VIII ZR 80/07, WuM 2008, 283).
Dies gilt nach einem neuen Urteil des BGH auch dann, wenn der Mieter die der Sache nach gleiche Einwendung zu Recht (z. B. vertragswidrige Umlegung von bestimmten Betriebskosten) bereits gegenüber einer früheren Betriebskostenabrechnung geltend gemacht hat, da der Mieter gem. § 556 Abs. 3 S. 5 BGB eine Einwendung, die er gegenüber einer Betriebskostenabrechnung für ein bestimmtes Jahr erheben will, dem Vermieter innerhalb von 12 Monaten ab Zugang dieser Abrechnung mitteilen muss. Die Beanstandung einer früheren Betriebskostenabrechnung macht eine solche Mitteilung nicht grundsätzlich entbehrlich (BGH, Urteil v. 12.5.2010, VIII ZR 185/09).