Mit Ausnahme der Kosten für Heizung und Warmwasser, die zwingend nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung verteilt werden müssen, können die Parteien den Umlageschlüssel für die Betriebskosten frei vereinbaren, z. B. Abrechnung nach dem Verhältnis der Wohnflächen oder nach Personenzahlen.
Eine Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl ist nach einem neuen Urteil des BGH nicht deshalb unwirksam, weil in der Abrechnung ein nicht verständlicher Umlageschlüssel angegeben wurde, z. B. Angabe der Gesamtpersonenzahl mit einem Bruchteil („20,39 Personen“ o. ä.) Der Umlagemaßstab „Personen“ ist als Verteilermaßstab nämlich allgemein verständlich. Für einen Mieter ist es auch ohne eine Erläuterung ersichtlich, dass sich bei diesem Umlageschlüssel sein Anteil nach dem Verhältnis der in seiner Wohnung lebenden Personen zu den in der Abrechnungseinheit insgesamt wohnenden Personen bestimmt. Es ist daher nicht erforderlich, dass der Vermieter angibt, wie er eine mit einem Bruchteil angegebene Gesamtpersonenzahl im Einzelnen ermittelt hat (BGH, Urteil v. 15.9.2010, VIII ZR 181/09).
Allerdings ist von einer Verteilung von Betriebskosten nach der Personenzahl grundsätzlich abzuraten, da bei jeder Abrechnung die Anzahl der Gesamtnutzer des Anwesens, der Nutzer in der Wohnung sowie die Dauer ihrer Nutzung angegeben werden muss. Nicht ausreichend ist insofern die Beifügung einer Belegungsübersicht des Hauses (LG Krefeld, Urteil v. 17.3.2010, 2 S 55/09, WuM 2010, 361).
Ferner darf nach der Rechtsprechung des BGH die für die Verteilung maßgebliche Personenzahl auch nicht anhand des amtlichen Einwohnermelderegisters ermittelt werden, da dies nur unzureichend die Fluktuation der Mieter in dem Anwesen widerspiegelt.
Eine Umlage nach Kopfzahlen setzt deshalb voraus, dass der Vermieter – für bestimmte Stichtage – die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen feststellt. Dies ist für den Vermieter i. d. R. mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden.