Eine Betriebskostenabrechnung muss vom Aussteller grundsätzlich eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Hat der Vermieter die Betriebskostenabrechnung jedoch mit Hilfe einer automatischen Einrichtung angefertigt, ist eine maschinelle Unterschrift ausreichend. Strittig war bisher, wann eine Betriebskostenabrechnung als automatisch erstellt angesehen werden kann. Nach einem neuen Urteil des BGH ist dies der Fall, wenn sich der Vermieter einer Anlage, z. B. einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage mit spezieller Software bedient, welche die zuvor eingegebenen individuellen Daten des Mieters selbständig mit dem übrigen gespeicherten Text verbindet und die Erklärung versandfertig erstellt, ohne dass es individueller hand- oder maschinenschriftlicher Nachträge bedarf. Eine maschinelle Unterschrift des Vermieters unter einer Betriebskostenabrechnung genügt somit bereits dann, wenn die Abrechnung soweit wie technisch möglich, mit Hilfe einer automatischen Einrichtung gefertigt wurde.
Besteht die Betriebskostenabrechnung aus mehreren Seiten, muss auch die sog. Einheit der Urkunde gewahrt sein. Dies setzt voraus, dass die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter entweder durch eine körperliche Verbindung, z. B. Klammerung oder in sonst geeigneter Weise erkennbar gemacht ist, z. B. durch fortlaufende Seitenzahl, fortlaufende Nummerierung der einzelnen Bestimmungen, einheitliche grafische Gestaltung, inhaltlichen Zusammenhang des Textes oder durch vergleichbare Merkmale, sofern sich hieraus die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter zweifelsfrei ergibt (BGH, Urteil v. 29.09.2004, VIII ZR 341/03, ZMR 2004, 901).